DEFTER VE BELGELER
DEFTER VE BELGELER
Soru: Derneğin kullanacağı defterleri nerede tasdik edeceğiz?
Cevap: Defterler Dernekler Birimi veya noter tarafından tasdik edilir.
Soru: Dernek için bastırdığımız makbuzları herhangi bir yere bildirmemiz gerekiyor mu?
Cevap: Dernek için basılan makbuzların bildirimini basımı gerçekleştiren basımevi tarafından belgelerin seri ve sıra numaralarını onbeş gün içinde mülkî idare amirliğine bildirmek zorundadır. (Dernekler Kanunu Madde 16) Derneğin ayrıca bildirmesine gerek yoktur. Bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen basımevi yöneticilerine idarî para cezası verilir. (Dernekler Kanunu 32 h)
Soru: Dernek Gelirleri Alındı Belgesi seri ve sıra numaraları matbaa tarafından yanlış basımı yapılmıştır. Ne yapmamız gerekir?
Cevap: Bastırılan alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları ile diğer baskı işlerinde kusur bulunup bulunmadığı, sayman üyece kontrol edilir. Kontrolde hatalı olduğu ortaya çıkan cilt veya formlar geri verilerek aynı miktarda yenisi bastırılır. Alındı belgeleri, matbaadan sayman üye tarafından bir tutanak ile teslim alınır. Bastırılan alındı belgesi ciltleri veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılması için bastırılan formların adedi ile seri ve sıra numaralarının, on beş gün içinde basımevleri tarafından mülki idare amirliğine bildirilmesi zorunludur.” hükmü bulunmaktadır. Buna göre kontrolde hatalı olduğu ortaya çıkan cilt veya formların geri verilerek aynı miktarda yenilerinin bastırılması gerekmektedir ve matbaa tarafından bu konuda mülki idare amirliğine tekrar bildirim yapılması gerekir.
Soru: Dernek Gelirleri Alındı Belgelerini nasıl kullanacağız?
Cevap: Alındı belgeleri, gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip bulunanlara, sayman üyelerce imza karşılığı verilir ve kullanıldıktan sonra imza karşılığı geri alınır. Bu işlemler Alındı Belgesi Kayıt Defterinde gösterilir.
Alındı belgeleri, sabit boyalı sert veya sivri uçlu tükenmez kalemle okunaklı bir biçimde silintisiz ve kazıntısız olarak doldurulur. Ödemede bulunana asıl yaprak koparılarak verilir, koçan kısmı ciltte bırakılır. Düzenleme sırasında hata yapılırsa, hatalı belge yaprağı ödemede bulunana verilmez. Asıl ve koçan yaprakların üzerine “İPTAL” ibaresi yazılıp her ikisi koparılmadan ciltte bırakılır.
Form şeklinde bastırılan alındı belgeleri, elektronik sistemler aracılığıyla doldurulduktan sonra aslı ödemede bulunana verilir; sureti dosyasında muhafaza edilir.
Soru: Alındı belgeleri mülki idare amirliğine bildirilmediği takdirde herhangi bir yaptırım söz konusu mudur?
Cevap: Bastırılan alındı belgelerinin 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 16 ncı maddesine göre basım evleri tarafından mülki idare amirliğine 15 gün içinde bildirilmediği takdirde aynı Kanun’un 32 nci maddesinin ( h) bendindeki; “ 16 ncı maddede belirtilen bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen basımevi yöneticilerine idarî para cezası verilir.” Hükmü gereğince basım evi yöneticisine idari para cezası uygulanmaktadır.
Soru: Karar defterimizde İngilizce karar alabilir miyiz?
Cevap: Dernekler, defterlerinde ve kayıtlarında ve Türkiye Cumhuriyetinin resmi kurumlarıyla yazışmalarında Türkçe kullanırlar.
Soru: Belgelerimizi ne kadar süre ile saklama mecburiyetimiz vardır?
Cevap: Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler 5 yıl süreyle saklanır. (Dernekler Yönetmeliği Madde 39) Özel kanunlarda belirtilen süreler dikkate alınarak 10 yıl süre ile saklanması önerilir.
Soru: Derneğimizde işletme defteri yerine bilanço esasına göre defter tutabilir miyiz?
Cevap: Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, yıllık brüt gelirleri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen limiti aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar. İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler. (Dernekler Yönetmeliği Madde 31)
Soru: Bilanço esasına göre defter tutmaktayız işletme hesabına geçebilir miyiz?
Cevap: Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler.
Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmeleri için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutarlar. (Dernekler Yönetmeliği Madde 31)
Soru: Dernek genel merkezi bilanço usulüne göre defter tutmaktadır. Şube hangi esasa göre defter tutacak?
Cevap: 2011 yılında Dernekler Yönetmeliğinde yapılan değişiklikle dernek şubelerinin dernek genel merkezi ile aynı esasta defter tutması gerekmektedir. Bilanço esasına göre derneğin defter tutması halinde şube olarak da aynı esasa göre defter tutmanız gerekiyor.
Soru: Dernek kayıtlarını bilgisayar ortamında tutuyoruz. Bilgisayar çıktılarını defterlere yapıştırsak olur mu?
Cevap: Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir. Sürekli form halinde olmayan defterler mürekkep kalemle yazılmalıdır. (Dernekler yönetmeliği Madde 33)
Soru: Yevmiye Defterinde yanlışlık yaptık nasıl düzelteceğiz?
Cevap: Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.
Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez. Dernekler Yönetmeliği Madde 33)
Soru: Karar Defteri yazarken neye dikkat etmemiz gerekir?
Cevap: Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (Dernekler Yönetmeliği Madde 33)
Soru: Gelir ve gider kayıtlarımızı ayda bir işlememiz mümkün olur mu?
Cevap: İşlemler, defterlere günlük olarak kaydedilir. Ancak, gelir ve gider kayıtları;
- İşlemlerin, işin hacmine ve gereklerine uygun olarak muhasebe düzeni ve güvenliğini bozmayacak bir süre içinde kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtlar on günden fazla geciktirilmez.
- Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak tutan derneklerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, işlemlerin esas defterlere kırkbeş günden daha geç intikal ettirilmesine imkan vermez. Dernek defterlerinin denetim amacıyla istenmesi halinde, kırkbeş günlük sürenin dolması beklenmeden kayıtların işlenmesi zorunludur. (Dernekler Yönetmeliği Madde 34)
Soru: Derneğimiz Temmuz ayında kuruldu. Dönem sonu kayıtlarımızı ne zaman yapmamız gerekir?
Cevap: Derneklerde hesap dönemi bir takvim yılıdır. Hesap dönemi 1 ocakta başlar ve 31 aralıkta sona erer. Yeni kurulan derneklerde hesap dönemi kuruluş tarihinde başlar ve 31 aralıkta sona erer. (Dernekler Yönetmeliği Madde 35)
Soru: Dernekte kullandığımız defterleri her yıl yeniletmek zorunda mıyız?
Cevap: Defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.
Soru: Bir firma tarafından derneğimize giysi bağışlandı. Bizde bu giysileri ihtiyaç sahiplerine verdik. Nasıl belge düzenlememiz gerekir?
Cevap: Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneklere yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Bağış Alındı Belgesi (EK- 15) ile kabul edilir. Dernekler tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Yardım Teslim Belgesi (EK- 14) ile yapılır. (Dernekler Yönetmeliği Madde 38)
Soru: Maliye Bakanlığı tarafından verilen alındı belgelerini kullanabilir miyiz?
Cevap: Dernekler Yönetmeliğinin yürürlüğe girdiği 01.01.2006 tarihinden sonra başlamak üzere altı ay içerisinde dernekler alındı belgesi bastırmak zorunda olduğunda 30.06.2006 tarihinden sonra Maliye Bakanlığı tarafından bastırılan alındı belgeleri geçersizdir. (Dernekler Yönetmeliği Geçici Madde 1
Soru: Dernekler birimi ile olan işlemlerimizi e-şifre ile elektronik ortamda yapmak zorunda mıyız?
Cevap: Bilanço esasına göre defter tutan dernekler ile kamu yararına çalışan dernekler, Dernekler Daire Başkanlığının web sayfası üzerinden, kullanıcı adı ve şifresini kullanarak işlem yapmak zorundadırlar. Bilanço esasına göre defter tutmayan ve kamu yararına ait dernekler statüsünde olmayan dernekler kendi istekleriyle yukarıda sayılan işlemlerini bu maddede belirtilen usullere uymak suretiyle elektronik ortamda da işlemlerini yapabilirler. (Dernekler Yönetmeliği Madde 96)
Soru: Bilet ve Makbuzlar için ayrı defter tutulması gerekiyor mu?
Cevap: Yardım toplama faaliyetlerinde bulunanlar makbuz ve biletleri kaydetmek üzere örneği Ek-1’de gösterilen ve noterden onaylı “Makbuz-Bilet Kayıt Defteri”ni tutmak zorundadır. Yardım Toplama Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik Madde 11)
Soru: Dernek defterlerinin kayıtları nasıl olur?
Cevap: Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. Hatalı yazılan rakam ya da yazının üstü tek çizgi ile çizilerek parafe edilmeli doğrusu yazılmalıdır. Kararlar yazılırken silinti kazıntı olmamalı hata varsa üstleri tek çizgi ile çizilmeli doğrusu üstüne yazılmalıdır
Soru: Yetki belgeleri kimlere hangi süreler için verilir?
Cevap: Yönetim kurulu asıl üyeleri hariç, dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden “Yetki Belgesi” dernek tarafından iki nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir. Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok bir yıl olarak belirlenir. Süresi biten yetki belgeleri birinci fıkraya göre yenilenir. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin dernek yönetim kuruluna bir hafta içinde teslimi zorunludur. Ayrıca, gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir.”
